Política de Compliance | Cirúrgica Biomédica

POLÍTICA DE COMPLIANCE

Introdução

É essencial que todos os nossos colaboradores e fornecedores cumpram as normas e as leis em todos os assuntos inerentes à Cirúrgica Biomédica, inclusive e em especial a alta administração da companhia e os prestadores de serviços terceirizados.

Esta Política de Compliance tem por objetivo estabelecer as normas e diretrizes a serem observadas por todos os colaboradores no desempenho de suas atividades na empresa.

Compliance

Lei Anticorrupção, Definições e Aplicação de Compliance

A Cirúrgica Biomédica, seguindo as disposições da Lei Anticorrupção brasileira (Lei n. 12.846, de 1º de agosto de 2013), e visando o combate a corrupção no âmbito público e privado para a comercialização de produtos médicos, elaborou esta Política de Compliance. O propósito desta Política é disseminar o conjunto de normas e de procedimentos que devem ser adotados pela Empresa e fornecedores para controle da legalidade de suas transações comerciais, objetivando detectar e sanar eventuais desvios, fraudes, irregularidades e atos ilícitos praticados contra agentes públicos e privados.

O termo Compliance surgiu do termo, em inglês, “to comply”, que significa atender, adequar, cumprir, executar, realizar o que foi estabelecido, de acordo com alguma regra aplicável ao negócio.

Compliance é estar em conformidade com leis, regulamentações, políticas, normas internas, procedimentos e princípios corporativos que regem a atividade da Empresa, garantindo, além da legalidade, a transparência, a ética e o atendimento às melhores práticas do mercado e de governança corporativa.

O Compliance tem por objetivo detectar, prevenir e remediar desvios de conduta e inconformidades.

Além de dispor de seu próprio Código de Conduta e Política de Compliance, a Cirúrgica Biomédica também se compromete a atender às regras de Compliance dos fabricantes e importadores que estão ligadas ao negócios da empresa por meios de contratos e acordos comerciais

A Lei Anticorrupção prevê punições severas às empresas que praticarem atos de corrupção contra a Administração Pública. O decreto que regulamentou essa lei prevê os parâmetros que devem ser observados por um programa de compliance efetivo, conforme abaixo:

Comprometimento da alta direção da pessoa jurídica, evidenciado pelo apoio visível e inequívoco ao programa;
Padrões de conduta, código de ética, políticas e procedimentos de integridade aplicáveis a todos os empregados e administradores, independentemente do cargo ou função;
Padrões de conduta, código de ética, políticas de integridade estendidas, quando necessário, a terceiros, tais como fornecedores ou prestadores de serviço;
Treinamentos periódicos sobre o programa de integridade;
Análise periódica de riscos para realizar adaptações necessárias ao programa de integridade;
Registros contábeis que reflitam de forma completa e precisa as transações da pessoa jurídica;
Controles internos que assegurem a pronta elaboração e a confiabilidade de relatórios e demonstrações financeiros da pessoa jurídica;
Procedimentos específicos para prevenir fraudes e ilícitos no âmbito de processos licitatórios, na execução de contratos administrativos ou em qualquer interação com o setor público, tal como pagamento de tributos, sujeição a fiscalização ou obtenção de autorizações, licenças, permissões e certidões;
Canais de denúncia de irregularidades, abertos e amplamente divulgados a funcionários.

Definições de termos para a aplicação desta politica:

Colaboradores: Incluí os sócios, presidente, diretores, gerentes, empregados, empregados temporários, estagiários, assim como pessoas contratadas para a prestação de serviços, sejam elas pessoas físicas ou jurídicas.

Agentes Públicos: Todo aquele que exerce, ainda que transitoriamente ou sem remuneração, por eleição, nomeação, designação, contratação ou qualquer outra forma de investidura ou vínculo, mandato, cargo, emprego ou função pública junto à administração pública nacional ou estrangeira, a empresas públicas ou a órgãos internacionais.

Comitê: É um grupo de pessoas destacadas de um grupo maior, geralmente com poderes deliberativos ou executivos, ou seja, com força para tomar decisões em nome dos demais.

1-Regras Gerais De Conduta

Esta política é aplicável a todos os Colaboradores da Cirúrgica Biomédica.

Os Colaboradores ficam expressamente proibidos de efetuar ou de receber quaisquer pagamentos impróprios, duvidosos, informais ou ilegais provenientes do setor público ou privado, bem como de favorecer, pela concessão de benefícios indevidos ou fora das práticas usuais do comércio, clientes e fornecedores, em detrimento dos demais.

É igualmente proibido oferecer, dar ou prometer quaisquer bens de valor, privilégios, gratificações ou vantagens a agentes Públicos e privados em troca de benefícios pessoais ou para a Cirúrgica Biomédica.

A Cirúrgica Biomédica também proíbe que seus Colaboradores solicitem ou recebam, direta ou indiretamente, quaisquer privilégios ou vantagens provenientes de Agentes Públicos ou privados em razão de seu cargo ou função.

Em caso de quaisquer dúvidas a respeito das regras acima, os Colaboradores devem buscar esclarecimentos junto aos seus superiores imediatos ou Comitê de Ética da empresa, tendo o dever de igualmente fazer, caso qualquer colaborador presencie situação que viole as regras acima.

Brindes, Presentes e Cortesias

Conforme o código de Conduta da Cirúrgica Biomédica prevê, os brindes são uma gentileza entre as partes envolvidas na relação comercial e podem ser tanto recebidos por nossos colaboradores e parceiros como entregues por nossos colaboradores aos nosso clientes e parceiros, desde que dentro das seguintes regras:

Os brindes distribuídos não devem visar à obtenção de vantagens, de influências ou de retribuições, devem apenas objetivar divulgar a marca da Empresa.
Só devem ser entregues e aceitos se não violarem a política de compliance da empresa/colaborador/parceiro beneficiado.
Devem ser de caráter geral e, portanto, não se destinem a agraciar exclusivamente um determinado profissional.
Não é permitido o pagamento, presente de qualquer entretenimento aos profissionais da empresa.
Nos casos de recebimento de brindes, os mesmos só podem ser aceitos se forem de valor modesto, recebidos ocasionalmente e se estiver dentro do Compliance da instituição que está oferecendo o brinde.
Presentes, favores ou empréstimos não devem ser aceitos pelos colaboradores, parceiros e nem por seus familiares e amigos devido a conflitos de interesses.

Refeições de Negócios

O pagamento de refeições oferecidas ou recebidas de parceiros, profissionais de saúde ou Agentes Públicos deve respeitar o Compliance da empresa ou do órgão em que a pessoa envolvida atuar e seguir os seguintes critérios:

As refeições oferecidas devem ter uma finalidade legítima de negócios, com troca de informações comerciais e de estratégias, não serem frequentes e jamais serem oferecidas com o objetivo de obtenção de benefício indevido ao Colaborador ou à Cirúrgica Biomédica;

As refeições devem ter valores modestos, adequados à realidade local;

Devem ser documentadas mediante a obtenção de nota fiscal e relação dos partici pantes custeio de refeições e não ser extensiva a parentes, amigos ou outros parceiros comerciais que não seja foco do assunto.

Relacionamento com o Setor Público e Participação em Licitações

As negociações da Cirúrgica Biomédica com o setor público devem ser realizadas de forma transparente e dentro da lei. Ao participar de licitações públicas, a Cirúrgica Biomédica se compromete a cumprir a legislação vigente, atuando de forma ética e transparente e cumprindo as normas da licitação em questão.

A combinação de preços com concorrentes ou qualquer outro ato objetivando burlar o caráter competitivo das licitações é terminantemente proibido. Também é proibido aos colaboradores da Cirúrgica Biomédica, oferecer, prometer, solicitar ou receber, direta ou indiretamente, vantagem indevida para/de Agente Público ou de instituição privada, objetivando lograr êxito em processos licitatórios. Durante todo o processo, todas as ações e interações devem ser devidamente documentadas para que a Empresa possa prestar esclarecimentos caso seja necessário ou auditoria.

Itens de demonstração

É permitido produtos para demonstração, treinamento, avaliação e empréstimos em caso reparo, desde que observadas a legislação fiscal e sanitária e também respeitar o compliance do fornecedor e instituição que receberá o item, desde que siga as seguintes diretrizes:

a) Os produtos nunca poderão ser fornecidos se a empresa tiver conhecimento que a amostra não tenha caráter comercial ou que não seja foco da atividade principal da empresa.

b) Esses produtos nunca poderão ser fornecidos visando vantagens antiéticas, como recompensas ou incentivos de negócios.

c) Deve haver controle formal sobre o inventário de produtos disponibilizados e toda documentação comprobatória deve ser mantida.

Contratos de Prestação de Serviços

As contratações de prestação de serviços pela Cirúrgica Biomédica deverão seguir as normas abaixo descritas:

a) A seleção, a avaliação e a contratação de profissionais para a prestação de serviços à Cirúrgica Biomédica, tais como despachantes, contadores, consultores, advogados, etc., devem ser feitas com base no conhecimento técnico e experiência do profissional a ser contratado.

b) A contratação e a comprovação da efetiva prestação dos serviços deverão obrigatoriamente ser formalizadas por contrato, contendo, detalhadamente, todas as questões técnicas e comerciais pertinentes ao serviço contratado e a sua efetiva realização

c) Os honorários devem ser fixados com base em metodologia que contemple valor justo de mercado para a atividade a ser desenvolvida

d) Além dos honorários pela prestação de serviços, podem ser pagos ao contratado, despesas documentadas, razoáveis e legítimas, realizadas exclusivamente em razão da prestação de ser viços, tais como; hospedagens, refeições e transportes, sempre em valores módicos e compatíveis com o serviço a ser prestado, sendo vedada a hospedagem em hotéis de luxo e resorts, as despesas de transporte aéreo em classes executiva e superior, bem como, despesas com bebida alcóolica, e ainda, qualquer despesa de custeio de acompanhantes, inclusive cônjuges e familiares. Os reembolsos deverão ser realizados exclusivamente com os comprovantes das despesas e nota fiscal

Canal de Denúncias

Todas as comunicações recebidas de possíveis violações através do canal de denúncias cirurgica.biomedica@gmail.com tratadas com o sigilo e a discrição necessária para a apuração efetiva de cada caso. As comunicações serão analisadas, pelo Comitê de Compliance, se confirmada a violação, será definida a ação que será tomada levando em conta a gravidade da questão. Não haverá, nem será admitida qualquer medida de discriminação ou de retaliação contra o colaborador que comunique, de boa-fé, uma suspeita de violação a esta Política de Compliance.

As denúncias poderão ser apresentadas de forma anônima, exigindo-se, nesse caso, fundamentação razoável ou indicação de provas que permitam a apuração dos fatos por parte da Cirúrgica Biomédica.

Essa política é apresentada á todos os colaboradores Cirúrgica Biomédica no ato da Integração a companhia e uma cópia desta está impressa e disponível a todos no setor de Recursos Humanos. A Atualização da Política de Compliance deve ser feita anualmente e disponibilizada para todos os colaboradores e prestadores de serviço, bem como toda vez que um novo colaborador for admitido, durante a Integração.

Infrações e Punições

Nos casos considerados leves, será designado que o colaborador ou parceiro receba orientações do Comitê de Compliance ou mesmo que receba treinamento do Código de Conduta e Ética e/ou Política de Compliance.

Em casos mais graves, de acordo com o Comitê de Compliance, das violações a esta Política, os colaboradores da Cirúrgica Biomédica poderão ser punidos com advertências, suspensões ou demissão, além de estarem sujeitos às sanções previstas em lei. Em caso de violações praticadas por terceiros, a Cirúrgica Biomédica poderá optar pela rescisão contratual e eventual acionamento judicial, dependendo da gravidade da infração.

Responsabilidade

a) Rejeitar práticas de corrupção, incluindo suborno e remunerações não legais;

b) Aderir a sistemas e práticas de trabalho seguro, confiável e direcionados à qualidade;

c) Comprometer-se com segurança de todos os integrantes do programa e respeito pelo meio ambiente;

d) Demonstrar integridade, comunicação aberta e ética na condução de seus negócios;

e) Competir vigorosamente, porém de forma justa, legal e transparente;

f) Exigir que todos os terceiros, que ajam em seu interesse e benefício, operem em linha com nosso Código de Ética;

g) Atender aos padrões de qualidade e segurança estabelecidos pela ANVISA, pelo Ministério da Saúde , pelos respectivos fabricantes e demais órgãos reguladores;

h) Recusar-se, terminantemente, a compensar instituições médicas e profissionais médicos como contrapartida para aquisição de seus produtos;

i) Respeitar as leis e normas gerais aplicáveis à sua atividade

j) Cumprir com as determinações fiscais e tributárias estipuladas para o setor;

Comprometimento

a) Construir um ambiente de integração e disseminação de uma cultura e ética com respeito aos termos deste compliance no seu ambiente de negócios;

b) Permanentemente, combater práticas de suborno, desvios fiscais, não observância de requisitos legais para introdução e comercialização de produtos;

Transparências nas Práticas Comerciais

a) Garantir o uso seguro e adequado do produto vendido;

b) Certificar que as condições de armazenagem e manuseio nas instalações onde o material se encontra armazenado ou consignado, atendem às especificações do fabricante;

c) Fornecer documentação pertinente que ateste a origem do produto e comprove integridade fiscal;

d) Conhecer e respeitar os Códigos de Ética/Conduta dos seus fabricantes;

e) Estabelecer mecanismos de controle para evitar o manuseio indevido de seus produtos;

f) Demonstrar e exigir dos clientes e fornecedores requisitos legais de registros, validades, Padrões de Boas Práticas conforme estabelecidos pela ANVISA e pelo Ministério da Saúde.

Código de Ética

A Cirúrgica Biomédica é uma Empresa que atua no segmento do comércio de produtos para a saúde, visando o seu crescimento, dentro de princípios éticos e a satisfação dos seus clientes e instituições congêneres, buscando sempre manter sólida reputação, com a consciência de sua responsabilidade social e ambiental. Suas atividades devem sempre se pautar pela integridade, confiança e lealdade, bem como pelo respeito e valorização do ser humano e sua privacidade, individualidade e dignidade, sem quaisquer preconceitos e formas de discriminação.

Este Código de Ética tem como finalidade dirimir questões relacionadas:

Cumprimento de regras de convivência no ambiente de trabalho, sem distinção de hierarquia, áreas ou funções exercidas;

Transparência das operações em geral;

Segurança das atividades dos profissionais envolvidos;

Segurança e o sigilo das informações que devem ser protegidas pela confidencialidade.

Atuar de forma a agregar valor e qualidade para os clientes e parceiros comerciais;

Respeitar e cimprir os Códigos de Éticas dos órgãos públicos, contribuindo para o fortalecimento deste relacionamento

Difundir uma cultura ética e de conformidade para fornecedores e clientes, bem como a todos os terceiros, que agirem em seu interesse ou benefício;

Pautar todas as suas ações com base nos valores inscritos no presente Código;

3.1 ABRANGÊNCIA

O presente Código de Ética contempla diretrizes de conduta baseadas em padrões éticos e morais que servirão de referencial para o comportamento de todos os colaboradores, internos e externos, cabendo a sua aplicação a todos os COLABORADORES do quadro funcional da empresa Cirúrgica Biomédica, no exercício de suas funções, inclusive prestadores de serviços, fornecedores e parceiros de negócios que se vinculam à instituição.